Prozessoptimierung – weil am Markt nur der Optimierte überlebt

Prozessoptimierung meint die Verbesserung der Effizienz und der Effektivität von Prozessen, Arbeitsabläufen und Organisationsabläufen in einem Betrieb, einem Unternehmen oder einer Behörde. Dabei geht es immer darum, zu prüfen, welche althergebrachten Herangehensweisen sich bewährt haben und an welchen man rütteln muss, um optimalen Erfolg erzielen zu können.

Warum Prozessoptimierung notwendig ist

„Das haben wir doch immer schon so gemacht.“ Eine Aussage, die man nicht nur von Mitarbeitern im öffentlichen Dienst hört, sondern oft und regelmäßig auch von Unternehmern und Führungskräften der mittleren Ebenen, wenn es darum geht zu kontrollieren, in welchen Bereichen eine Optimierung und Verbesserung möglich wäre. Dabei ist die Prozessoptimierung nichts, wovor man sich als Unternehmer fürchten muss. Vielmehr geht es bei der Prozessoptimierung darum, alle bestehenden Vorgänge, Organisationsformen und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und dabei zu kontrollieren, an welchen Stellen Optimierungsbedarf besteht und wie man diesen am schnellsten und sinnvollsten umsetzen kann. Mein Ziel als Ihr Partner während der Phase der Prozessoptimierung ist es dabei, Ihnen so schnell und effektiv wie möglich alle realistischen Möglichkeiten der Prozessoptimierung vorzustellen.

Wie gehen wir an eine Prozessoptimierung heran?

Beginnt man eine Prozessoptimierung, muss man sich zuallererst einmal von den bestehenden Organisationsformen und -abläufen verabschieden, damit man sich nicht von bestehenden Strukturen beeinflussen lässt und dadurch womöglich den Blick für völlig neue Möglichkeiten verliert. Unabhängig von Organisationseinheiten, Bereichen oder Abteilungen wird dann eine prozessorientierte Betrachtungsweise herangezogen, das heißt, es werden Prozessketten gebildet, in denen klar festgehalten wird, welche Prozesse in welcher Form und in welcher Qualität aufeinander aufbauend, welches Ergebnis liefern.

Die dafür notwendigen Kenngrößen für die Bewertung von Prozessen entwickele ich in enger Zusammenarbeit mit Ihnen. Und natürlich wird in solche Abläufe auch der Betriebsrat Ihres Unternehmens stets eng eingebunden, um allen Anforderungen des Personalvertretungsrechts gerecht zu werden. Am Ende entsteht so eine Prozesslandkarte, die die genauen Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen klar und deutlich aufzeigt und Prozesse, die nichts miteinander zu tun haben, voneinander abgrenzt. So kann letztlich am einfachsten Optimierungsbedarf festgestellt und regelmäßig der Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand abgeglichen werden.

Was macht eine Prozessoptimierung so wichtig?

Betriebswirtschaftlich betrachtet ist die Prozessoptimierung die einzige realistische Möglichkeit mit gewisser Regelmäßigkeit die Organisationsstruktur in Sachen Aufbau- und Ablauforganisation des eigenen Unternehmens unter die Lupe zu nehmen. Dabei kontrolliert man neben der zeitgemäßen Organisationsstruktur auch, ob die Prozesse, so wie sie aktuell laufen, am Markt noch konkurrenzfähig sind oder ob der Wettbewerb längst am eigenen Unternehmen vorbeimarschiert ist. Im letzten Schritt wird das gemacht, was der eigentliche Sinn und Zweck der Prozessoptimierung ist. Man geht die Problempunkte an, die im Rahmen der Ermittlung des Optimierungspotenzials aufgedeckt wurden. Dabei ist das Ziel nicht Veränderung um jeden Preis, sondern ständiger Wandel im Sinne fortlaufender Verbesserung und Optimierung aller notwendigen Prozesse.