Kategorie: Prozessdatenermittlung | Lesezeit: ca. 5 Minuten
Ein neues ERP-System soll Transparenz schaffen, Prozesse beschleunigen und die Planung verlässlicher machen. Das ist der Plan. Die Realität sieht in vielen Betrieben anders aus: Nach der Einführung stimmen die Kapazitätsauslastungen nicht, Liefertermine lassen sich nicht einhalten, und die Fertigungssteuerung liefert Ergebnisse, denen niemand traut.
Die Ursache liegt selten beim System selbst. Sie liegt in den Daten, mit denen es arbeitet.
Prozessdaten — Vorgabezeiten, Rüstzeiten, Tätigkeitsanteile, Durchlaufzeiten — sind das Fundament jeder ERP-gestützten Planung. Wer dieses Fundament nicht vor der Einführung prüft und bereinigt, digitalisiert schlicht seinen bisherigen Ist-Zustand — inklusive aller Fehler, Schätzwerte und veralteten Annahmen.
Was ERP-Systeme von Prozessdaten verlangen
Moderne ERP-Systeme — ob SAP, proALPHA, SAGE oder ein mittelstandsgerechtes Branchensystem — basieren in der Fertigungsplanung auf einigen wenigen, aber kritischen Stammdaten:
- Arbeitspläne mit hinterlegten Vorgabezeiten je Arbeitsgang
- Rüstzeiten pro Maschine und Auftrag
- Kapazitätsmodelle für Maschinen und Personalgruppen
- Durchlaufzeiten als Grundlage für Terminplanung und Lieferversprechen
Diese Daten werden bei der ERP-Einführung meist aus dem Altsystem übernommen, manuell geschätzt oder aus Erfahrungswerten der Meister zusammengestellt. Das geht schnell — und produziert systematisch fehlerhafte Planungsgrundlagen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Maschinenbaubetrieb übernahm bei der ERP-Migration die Vorgabezeiten aus seinem 12 Jahre alten System. Seitdem hatten sich Maschinenpark, Fertigungsverfahren und Produktspektrum erheblich verändert. Die Zeiten passten nicht mehr. Das ERP plante trotzdem auf ihrer Basis — mit dem Ergebnis, dass Kapazitätsengpässe erst erkannt wurden, wenn es zu spät war.
Typische Probleme ohne vorherige PDE
Falsche Kapazitätsplanung: Wenn Vorgabezeiten nicht der Realität entsprechen, sind auch die berechneten Kapazitätsbedarfe falsch. Das System meldet entweder dauerhaft Überlast (obwohl Puffer vorhanden sind) oder Unterauslastung (obwohl der Betrieb an der Grenze läuft).
Unrealistische Liefertermine: Die Terminplanung im ERP berechnet Liefertermine auf Basis von Durchlaufzeiten und Kapazitätsverfügbarkeit. Fehlerhafte Eingangsdaten führen zu Terminen, die nicht zu halten sind — mit direkten Konsequenzen für Kundenzufriedenheit und Vertragserfüllung.
Fehlerhafte Kalkulation: Vorgabezeiten sind die Grundlage der Fertigungskostenkalkulation. Wer mit falschen Zeiten kalkuliert, kalkuliert falsch — systematisch und unbemerkt.
Mangelnde Akzeptanz im Betrieb: Wenn die Meister und Schichtleiter den Planungsergebnissen des ERP nicht trauen, arbeiten sie an ihm vorbei. Dann ist das System eingeführt, aber nicht genutzt — eine der teuersten Varianten eines ERP-Projekts.
Was APDE vor der ERP-Einführung leistet
Die Prozessdatenermittlung schafft vor der ERP-Einführung eine belastbare, geprüfte Datenbasis. Konkret bedeutet das:
Ist-Aufnahme der Prozesse: Welche Arbeitsgänge gibt es tatsächlich? Wie sind sie strukturiert? Was hat sich gegenüber dem Altsystem verändert? Die PDE dokumentiert den realen Fertigungsablauf — nicht den, der irgendwann einmal geplant war.
Ermittlung valider Vorgabezeiten: Durch Zeitaufnahmen nach REFA oder vergleichbare Verfahren werden die tatsächlichen Ausführungszeiten gemessen und auf Normalleistung normiert. Das ergibt Vorgabezeiten, die als ERP-Stammdaten direkt verwendbar sind.
Analyse von Rüst- und Nebenzeiten: Gerade Rüstzeiten werden in vielen Betrieben grob geschätzt. Eine systematische Erhebung — auch durch Multimomentaufnahme — liefert realistische Werte, die die Kapazitätsplanung erheblich verbessern.
Bereinigung von Altsystemdaten: Nicht alle Zeiten müssen neu erhoben werden. Die PDE identifiziert, welche bestehenden Werte noch gültig sind, welche angepasst werden müssen und welche neu ermittelt werden sollten. Das spart Zeit und Ressourcen.
Grundlage für Prozessoptimierung: Die Datenerhebung macht häufig Schwachstellen sichtbar, die vor der ERP-Einführung beseitigt werden können — bevor sie im System verewigt werden. Wer Verschwendung erst nach der Einführung identifiziert, muss Stammdaten nachträglich korrigieren. Das ist aufwendig und stört den laufenden Betrieb.
Wann sollte die PDE im ERP-Projekt beginnen?
Die APDE ist kein Teilprojekt der ERP-Einführung — sie ist ihre Voraussetzung. Idealerweise beginnt sie parallel zur Systemauswahl, spätestens jedoch vor dem Customizing und der Stammdatenmigration.
Ein bewährter Ablauf:
| Phase | Inhalt |
|---|---|
| Vor Projektbeginn | Bestandsaufnahme: Welche Prozessdaten liegen vor? Wie valide sind sie? |
| Parallel zur Systemauswahl | PDE für die produktionsrelevanten Kernprozesse |
| Vor dem Customizing | Übergabe der bereinigten Stammdaten an das Einführungsteam |
| Vor Go-live | Stichprobenhafte Validierung kritischer Vorgabezeiten |
Wer diesen Ablauf einhält, reduziert das Risiko von Planungsfehlern nach dem Go-live erheblich — und erhöht die Akzeptanz des Systems im Betrieb, weil die Planungsergebnisse von Anfang an zur erlebten Realität passen.
PDE im Kontext von MES-Systemen
In Betrieben mit einem Manufacturing Execution System (MES) stellt sich die Frage, ob die PDE durch Maschinendaten ersetzt werden kann. Die Antwort ist: teilweise.
MES-Systeme liefern wertvolle Ist-Daten über Maschinenzeiten, Stillstände und Ausbringungsmengen. Sie erfassen jedoch in der Regel keine Personalzeiten und unterscheiden nicht zwischen systematischen und zufälligen Zeitanteilen. Für die Ableitung belastbarer Vorgabezeiten ist eine methodisch saubere PDE weiterhin erforderlich — die MES-Daten können dabei als wertvolle Ergänzung und Plausibilitätsprüfung dienen.
Fazit: Die Qualität des ERP-Systems beginnt vor seiner Einführung
Ein ERP-System ist ein Planungswerkzeug. Wie jedes Werkzeug ist es nur so gut wie das Material, mit dem es arbeitet. Wer belastbare Prozessdaten eingibt, erhält belastbare Planungsergebnisse. Wer Schätzwerte und Altsystemdaten übernimmt, erhält — schneller als je zuvor — falsche Ergebnisse.
Die Prozessdatenermittlung ist keine bürokratische Pflichtübung. Sie ist die Investition, die den Unterschied macht zwischen einem ERP-System, das im Betrieb akzeptiert und genutzt wird — und einem, das nach zwei Jahren als gescheitert gilt.
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Autor: Tino Teubner | Unternehmensberater für Zeitwirtschaft und Prozessoptimierung | www.zwfm.de